بسمه تعالی
این جلسه که در مورخ 14/5/95 در سالن جلسات مدیریت حج وزیارت استان همدان برگزار گردید .در ابتدا حاج محسن ساغرچی ضمن خیر مقدم گویی به مدیران محترم دفاتر زیارتی استان و تبریک به مناسبت دهه کرامت و آغاز هفته حج نکات مهمی از جمله موارد ذیل را در خصوص ثبت نام زائران مشتاق پیاده روی اربعین حسینی اعلام نمودند.
1-سامانه رأس ساعت 9:00 صبح روز شنبه مورخ 16/5/1395 جهت ثبت نام اربعین سالجاری باز خواهد
2-در سالجاری قابلیت جدیدی در سامانه طراحی گردید که با استفاده از این امکان برخلاف سالهای قبل زائرین نیازی به تهیه دلار از بازار آزاد نخواهند داشت و پرداخت هزینه روادید صرفاً به صورت ریال ایرانی و از طریق درگاه اینترنتی می باشد.
3-پوشش بیمه ای برای کلیه ثبت نام کنندگان در سامانه سماح اجباری می باشد.
4-در سالجاری کلیه زائرینی که در سامانه سماح ثبت نام نمایند تحت پوشش خدمات درمانی هلال احمر در داخل و خارج از کشور خواهند بود.
5-امکان ثبت نام انفرادی و گروهی در سامانه سماح فراهم می باشد لیکن با توجه به اینکه سفارت عراق در صدور روادید انفرادی محدودیت های زیادی را ایجاد می نماید توصیه می شود زائرین محترم اکثراً به صورت گروهی (گروه های بیشتر از 5 نفر) ثبت نام نمایند.
6-در هنگام ثبت نام اولین نفر در هر گروه به عنوان سرگروه در سامانه تعریف می شود و کلیه موارد و نکات مهم در طول عملیات از طریق پیامک برای این فرد ارسال خواهد شد
7-با توجه به اینکه پرداخت مجموع هزینه های سفر گروه اعم از هزینه روادید، بیمه، هلال احمر و حق‌الزحمه ها از طریق یک کارت بانکی انجام می پذیرد ذکر این نکته ضروری می باشد که در صورت انصراف هر یک از اعضاء گروه مبلغ هزینه وی پس از کسر خسارت های مربوطه به حساب فرد واریز کننده عودت داده خواهد شد. لذا دقت شود که هزینه سفر صرفاً از طریق کارت بانکی سرگروه پرداخت شود و پرداخت ها از طریق کارت بانکی دفاتر زیارتی و یا کافی نت ها انجام نشود.
8-براساس قوانین و مقررات جاری کشور عراق، گذرنامه متقاضیان زیارت اربعین می بایست دارای حداقل 6 ماه اعتبار از تاریخ خروج از مرز باشد.
9-تأیید ثبت نام مقدماتی متقاضیان در سامانه سماح منوط به دریافت کدرهگیری از سامانه می باشد لذا در صورت ناتمام ماندن ثبت نام و یا عدم تکمیل هر بخش و یا ایجاد هرگونه وقفه در جریان ثبت نام و عدم دریافت کدرهگیری ثبت نام گروه لغو می شود و متقاضی می بایست مجدداً فرایند ثبت نام را تکرار نماید. امکان چاپ کدرهگیری نیز در سامانه فراهم می باشد و همچنین به جهت اطمینان از ثبت نام متقاضیان در سامانه کدرهگیری به تلفن همراه سرگروه پیامک می شود لذا سرگروه ها می بایست در ثبت شماره تلفن همراه خود در سامانه دقت نمایند. همچنین برای دریافت کدرهگیری نباید دریافت پیامک های تبلیغاتی بر روی تلفن همراه سرگروه مسدود شده باشد.
10- با توجه به اینکه هزینه اصلی ثبت نام (هزینه روادید) علیرغم پیگیری های فراوان سازمان هنوز از سوی سفارت عراق اعلام نگردیده است در این مرحله از ثبت نام که از روز شنبه آغاز خواهد شد فعلاً هزینه‌ای دریافت نمی شود تا هزینه های روادید و سایر هزینه های مربوطه (بیمه، هلال احمر، حق الزحمه کارگزاران) معین گردد. بدیهی است پس از اعلام هزینه های مربوطه بوسیله پیامک به کلیه سرگروه ها اعلام خواهد شد که با مراجعه به سامانه نسبت به پرداخت هزینه‌های گروه خود اقدام نمایند. مسلماً عدم پرداخت هزینه پس از پایان مهلت مقرر شده که متعاقبا اعلام خواهد شد به منزله انصراف تلقی گردیده و ثبت نام کل گروه از سامانه حذف خواهد شد.
و....